O que a lei exige do síndico
O Código Civil dá ao síndico, entre outras competências (art. 1.348):
- Elaborar o orçamento da receita e da despesa de cada ano (inc. VI).
- Cobrar as contribuições dos condôminos e impor e cobrar as multas devidas (inc. VII).
- Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas (inc. VIII).
- Realizar o seguro da edificação (inc. IX), que é obrigatório para toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição, total ou parcial (art. 1.346).
- Dar imediato conhecimento à assembleia de qualquer procedimento judicial ou administrativo de interesse do condomínio (inc. III).
A assembleia anual
Uma vez por ano, o síndico convoca a assembleia dos condôminos, na forma da convenção, para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas e, se for o caso, eleger o substituto e alterar o regimento interno (art. 1.350). Fora dela, assembleias extraordinárias podem ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos (art. 1.355).
Orçamento e rateio
O orçamento aprovado é a base da taxa condominial do ano. Cada condômino contribui para as despesas na proporção da sua fração ideal, salvo disposição em contrário na convenção (art. 1.336, I), e é a convenção que define a cota de cada um e o modo de pagamento das despesas ordinárias e extraordinárias (art. 1.334, I).
Na prática, a previsão orçamentária parte das despesas do ano anterior, como folha, encargos, contratos de manutenção, consumo, seguro e fundo de reserva, se a convenção o prevê, e soma os reajustes conhecidos. Com o total aprovado, faz-se o rateio da cota de cada unidade.
O que levar à prestação de contas
A lei não traz uma lista de documentos. O que se recomenda, para que cada condômino possa conferir as contas, é:
- O balancete de cada mês, com as receitas, as despesas e o saldo de cada conta e de cada fundo.
- Os extratos bancários da conta do condomínio, que fecham com o balancete.
- As notas fiscais e os comprovantes de pagamento de cada despesa, com as retenções feitas.
- A folha dos funcionários, com os holerites, as guias do FGTS Digital e as obrigações do eSocial.
- A lista de inadimplentes por unidade e o que foi feito para cobrar cada um.
- Os contratos vigentes, a apólice do seguro e os processos judiciais em andamento.
- A comparação entre o orçamento aprovado e o realizado, com as diferenças explicadas.
O conselho fiscal
O Código permite que o condomínio tenha um conselho fiscal, com três membros eleitos pela assembleia por até dois anos, que dá parecer sobre as contas do síndico (art. 1.356). A forma de administração é matéria da convenção (art. 1.334, II). Quando há conselho fiscal, é comum que ele receba os documentos antes da assembleia e leve o seu parecer para a votação.
Quando as contas não são prestadas
Se o síndico não convocar a assembleia anual, um quarto dos condôminos pode fazê-lo; se a assembleia não se reunir, o juiz decide, a requerimento de qualquer condômino (art. 1.350, §§ 1º e 2º). A assembleia especialmente convocada pode destituir, pelo voto da maioria absoluta dos seus membros, o síndico que pratica irregularidades, não presta contas ou não administra convenientemente o condomínio (art. 1.349).
Há também a via judicial: quem afirma ter o direito de exigir contas pede a citação do réu para que as preste ou ofereça contestação em 15 dias (CPC, art. 550). Se esse é o caminho, defina com um advogado.
Síndico e administradora: quem faz o quê
A assembleia escolhe o síndico, que pode não ser condômino, por até dois anos, renováveis (art. 1.347). O síndico pode transferir a outra pessoa, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, com aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção (art. 1.348, § 2º).
Na prática, é assim que trabalha uma administradora: o síndico, profissional ou condômino, delega a parte administrativa, e a administradora monta o balancete, a previsão orçamentária e a prestação de contas. A apresentação à assembleia continua com o síndico, a quem o Código atribui a prestação de contas (art. 1.348, VIII).
Como a Habitia resolve
Na Habitia, cada pagamento e cada recebimento entra com o seu comprovante: as notas fiscais lidas pela IA e conferidas por uma pessoa, os boletos e Pix baixados e a folha do mês. O balancete sai todo mês, com o saldo por conta e por fundo e o link para cada comprovante, e os condôminos podem consultá-lo pela plataforma.
Para a assembleia anual, a Habitia deixa pronta a prestação de contas do ano e a previsão orçamentária, com o rateio por fração ideal, para você revisar e o conselho fiscal dar o parecer. Saiba mais sobre como trabalhamos em Habitia Brasil.
Perguntas frequentes
Com que frequência o síndico presta contas?
Anualmente e sempre que as contas forem exigidas (Código Civil, art. 1.348, VIII). A aprovação da prestação de contas é uma das pautas da assembleia anual (art. 1.350).
Quem pode convocar a assembleia se o síndico não convoca?
Um quarto dos condôminos. Se mesmo assim a assembleia não se reunir, o juiz decide, a requerimento de qualquer condômino (art. 1.350, §§ 1º e 2º).
O condomínio é obrigado a ter conselho fiscal?
O Código diz que pode haver um conselho fiscal de três membros, eleitos por até dois anos (art. 1.356). Confira o que diz a convenção do seu condomínio, que define a forma de administração (art. 1.334, II).
O síndico pode ser destituído por não prestar contas?
Sim. A assembleia especialmente convocada pode destituí-lo pelo voto da maioria absoluta dos seus membros (art. 1.349).
Este guia é uma informação geral sobre a legislação brasileira e não substitui a orientação profissional para o seu caso.
Fontes
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Rateio claro e moradores atendidos pela Habi 24/7.